Design Sprint

DESIGN SPRINT

What is a Design Sprint?

• Design Sprint adalah kerangka kerja desain produk yang fleksibel dan berfungsi untuk memecahkan masalah dan membuat sesuatu yang diinginkan konsumen.
• Proses lima hari ini dilengkapi dengan critical business questions, yaitu:
  • DESIGN
  • PROTOTYPING
  • TESTING IDEAS (with Customers)

How is it used in an organization?

• Tools ini digunakan untuk membuat suatu grand design produk/proker/acara yang baru dengan memaksimalkan apa yang diminta oleh konsumen dengan proses kurun waktu 5 hari.

How does this tool benefit an organization?

• Penggunaan design sprint sangat menguntungkan untuk proses yang dibutuhkan dengan waktu yang tidak lama. Design sprint mengandalkan Tekanan yang diciptakan oleh waktu yang singkat untuk memicu otak dan fisiologi tubuh seseorang untuk menghasilkan solusi yang baik. Penelitian menunjukkan bahwa tenggat waktu yang sulit ini mendorong kita ke dalam state of flow. 
• Waktu yang singkat ini juga akan menyebabkan seseorang melihat sesuatu masalah dari perspektif baru.
• Design sprint adalah proses yang sangat kolaboratif. Dirancang untuk memungkinkan suara setiap anggota didengar. Pekerjaan individu yang terstruktur, diskusi kelompok yang direncanakan, dan proses divergen dan konvergen yang jelas akan memandu tim untuk memahami produk yang dihasilkan bersama.
• Proses design sprint menstruktur hal-hal yang harus dilakukan diawal, yang bermanfaat terutama ketika tim baru berkumpul untuk memulai sesuatu yang baru dan banyak hal yang belum ditentukan.

How to create a Design Sprint

• Sebuah sprint desain terdiri dari lima fase terpisah:

0. Prepare (Get ready)
1. Understand (review background and user insights)
2. Diverge (brainstorm what’s possible)
3. Converge (rank solutions, pick one)
4. Prototype (create a minimum viable concept)
5. Test (observe what’s effective for users)

Phase 0: Prepare

“Before the Design Sprint: Make a Plan”

Determine the Timebox

• Design sprint bekerja paling baik selama satu minggu, Senin sampai Jumat, di mana setiap fase memakan waktu satu hari. 
• Timebox ini memungkinkan waktu untuk pendalaman yang cukup, sementara kendala waktu mempercepat hasil. 

Construct the Agenda/s 

• Setiap fase memiliki tujuan yang terkait dan harus memiliki agenda.
• Setiap pertemuan harus singkat—tujuh jam adalah waktu yang ideal. Setiap hari akan  intens dan bisa melelahkan, jadi rencanakan banyak break. Aturan praktis yang baik adalah istirahat setiap 80 hingga 120 menit.

Set the scope

• Lingkup yang terlalu luas akan terlalu sulit untuk diperdebatkan, dan lingkup yang terlalu sempit tidak akan memiliki cukup daging untuk sprint penuh. 
• Contoh cakupan yang;
  • Terlalu luas: Kami ingin memikirkan kembali sisi digital marketing. 
  • Terlalu sempit: Kami ingin memperbaiki halaman login. 
  • Tepat: Kami ingin menjelajahi cara baru untuk melibatkan pengguna kami dalam program baru kami.

Set–Up

Siapkan!

• Post-it notes 
• Spidol
• Papan tulis
• Kertas A4

Bisa menggunakan software juga seperti:

1. Google Slides
2. Canva
3. Powerpoint

Phase 1: Understand

• Hari pertama merupakan kesempatan untuk membawa tim ke mutual agreement tentang masalah yang harus dipecahkan.

Get the background

• Bagian ini adalah untuk memahami semua data dan informasi yang relevan yang ada. Tim harus mengeksplorasi apa yang mereka ketahui dan apa yang tidak mereka ketahui untuk mengukur knowledge gap apa yang ada untuk masalah tersebut.
• Dalam sesi ini, tim diminta untuk mengenal satu sama lain dan melakukan ice breaking.

Get Inspired

• Memasuki sebuah proyek, penting untuk memahami apa yang dimaksud dengan kesuksesan. Semua orang di tim tiba dengan gagasan mereka sendiri tentang apa itu kesuksesan. Memahami secara mendetail apa tujuannya dapat membantu tim saat mencari inspirasi dan arahan.

Define the Problem

• Definisikan masalahnya dan luangkan waktu untuk memahaminya dan data yang dimiliki saat ini tentang masalah itu.
• List semua asumsi, fakta, dan sisa pertanyaan yang ada di data dan penelitian saat ini

Know the User

• Buat persona untuk memanusiakan user.
• Petakan perjalanan atau pengalaman pengguna saat ini sehingga tim memiliki visual yang lengkap. Anda akan dapat mengidentifikasi area mana yang harus fokus pada menciptakan solusi atau perbaikan ke titik friksi saat ini.

Phase 2: Diverge 

• Setelah kita memiliki pemahaman awal tentang pengguna dan masalah yang layak dipecahkan, saatnya untuk menghasilkan ide untuk solusi sebanyak mungkin. 
• Jangan menganggap ini sebagai team brainstorming. Ini adalah tentang setiap orang yang bekerja secara individu untuk membuat sketsa ide-ide mereka tanpa group pressure, kemudian membagikannya dengan anggota kelompok lainnya, dan menggunakan kebijaksanaan kelompok untuk memilih ide-ide terbaik.
• Fokus dari fase Diverge adalah untuk mengeksplorasi berbagai kemungkinan solusi.
  
• Beberapa metode untuk mencari solusi adalah sebagai berikut:

Aktivitas	Cara	Kriteria
Mind map	1. Tinjau Mind Map pengguna dari fase Understand, dan pilih bagian dari perjalanan pengguna yang ingin difokuskan terlebih dahulu. Sekali lagi, ini sering paruh pertama perjalanan pengguna, atau perjalanan hanya satu jenis pengguna jika ada beberapa tipe pengguna. 2. Beri setiap orang beberapa lembar kertas dan spidol 3. Mulai membuat sketsa kata, gambar, pengguna, layar, atau ide yang mereka pikirkan 4. Jaga agar ide tetap mengalir. Tidak masalah apa yang ditulis atau gambar, asalkan saat anda terus menulis dan menggambar.	Difficulty: Easy Size: Individuals Don’t rush, or feel you’re doing it wrong. Don’t let writer’s block set in and stare at a blank page. Approximate time: 10 min
Storyboard	1. Tinjau secara singkat bagian dari peta perjalanan pengguna 2. Tempelkan tiga Post-it di sepanjang sisi kiri selembar kertas, sisakan ruang untuk teks di sebelah kanan 3. Gambarkan beberapa skenario, dengan mempertimbangkan interaksi manusia dengan manusia, bukan hanya interaksi manusia dengan perangkat 4. Tambahkan keterangan teks kecil di sebelah kanan setiap bingkai untuk menjelaskan apa yang terjadi	Difficulty: Easy Size: Individually Don’t include too many screens and not enough humans. Don’t write too much text. Don’t sign your name.  Approximate time: 20 min

Get the background

• Bagian ini adalah untuk memahami semua data dan informasi yang relevan yang ada. Tim harus mengeksplorasi apa yang mereka ketahui dan apa yang tidak mereka ketahui untuk mengukur knowledge gap apa yang ada untuk masalah tersebut.

Phase 3: Converge

• Di bagian tengah design sprint, setelah menghasilkan banyak ide, inilah saatnya untuk mulai mempersempit pilihan. 
• Fase Converge membuat pilihan sulit dan memilih arah untuk membuat prototipe dan menguji dengan pengguna terhadap ide – ide yang telah dibuat.
• Pada titik ini,  saring semua ide  apa yang sudah dimiliki daripada menambah setumpuk kemungkinan besar yang sudah ada.

Important Points

• Dan Ramsden, Director of User Experience di  BBC, mengatakan yang terbaik dari segi teori Darwin:

“Anda harus menerima bahwa beberapa bayi Anda mungkin jelek. Dan kamu harus membunuh mereka sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada yang bagus. Saya kira itu yang membuat sprint menjadi proses yang sangat efektif karena Anda tidak punya waktu untuk mencari alasan mengapa ide ini bisa berhasil. Maka dari itu, kita simpan yang paling bagus saja”

• Perdebatan adalah proses yang baik buat desain sprint . Jika menemukan dua sudut pandang yang sangat berbeda, cenderung akan mendapatkan hasil yang lebih baik. Biarkan sudut pandang ini bersaing dan jangan mencari terlalu banyak kompromi.
• Kemudian, masukkan semua pendapat. Mintalah kontribusi setiap individu  dan waspadalah terhadap kepribadian kuat yang mendominasi percakapan.
• Penting bahwa setiap stakeholder berada di kehadiran ketika keputusan yang paling penting dibuat.

Scrutinize Your Work

• Proses akan berusaha untuk memilih, mengintegrasikan, dan memperluas ide-ide terbaik. Maka dari itu, penting untuk mereview kembali semua yang telah dilakukan. Ini bisa dilakukan dengan beberapa cara:

Aktivitas	Cara	Kriteria
$100 Test/Risks	Bagikan Post-nya kecil ke tim. Tekankan sifat tidak memilih berdasarkan popularitas namun secara independen. Suruh semua orang berkeliling ruangan, meninjau semua ide, dan tempatkan ide mereka Post-it sebagai taruhan pada ide-ide yang mereka anggap penting. Pada Post-it ini, tulis jumlah “uang” yang diinvestasikan untuk ide itu.Pastikan total yang diinvestasikan sama dengan $100 atau yang telah disepakati jumlah. Anda dapat menginvestasikan lebih dari $10 untuk ide tertentu. Seluruh $100 mungkin sedikit banyak, tetapi $30–$40 adalah umum.Berjalan di sekitar ruangan satu per satu dan lihat apa yang orang pikirkan penting.	Difficulty: Easy Size: Individuals Don’t  All the materials from the Diverge phase, and dots or small Post-it notes  Approximate time: 10-15 min
Identify Alternatives	Pasang user journey map di dinding atau papan tulis.Minta setiap orang menghapus Post-it dari papan cerita individu siapapun dan wireframes, dan tempelkan di samping bagian yang relevan dari user journey tersebut.Tempatkan solusi yang berbeda untuk masalah yang sama di samping satu sama lain sehingga dapat melihat mereka bersama-sama pada saat yang sama untuk perbandingan.Sebagai alternatif, orang dapat menuliskan idenya dalam beberapa kata di Post-it baru dan lampirkan ke area yang relevan dari peta perjalanan pengguna.Sebagai kelompok, tinjau alternatif yang ditempel, dan diskusikan manfaat relatif dari setiap alternatif.Lakukan brainstorming dan diskusikan alternatif konflik penting lainnya yang belum diposting. Tulis juga saat Anda mendiskusikannya.	Difficulty: Moderate Size: Individually, then as group  Approximate time: 30-60 minutes

Wireframe the Prototype

• Sekarang saatnya untuk merakit storyboard wireframes yang menunjukkan bagaimana pengguna akan berinteraksi dengan prototipe yang telah dibuat. Pada titik ini, biasanya masih ada terlalu banyak bingkai dan layar storyboard untuk mengetahui mana yang harus digunakan. Saatnya unutk menyatukan ide-ide terlebih dahulu dalam tim, lalu secara keseluruhan. Ada beberapa metode yang bisa dilakukan.

Aktivitas	Cara	Kriteria
Team Sketching	Bagi menjadi dua tim. Jika ada tim yang memiliki lebih dari tiga atau empat orang, membagi menjadi lebih banyak tim.Bagilah user journey map  dua bagian atau lebih. Berikan bagian yang berbeda ke masing-masing tim.Atur timer selama 30 menit.Mintalah setiap tim memilih seorang juru tulis.Pada Post-it berukuran besar 25” × 30”, mintalah setiap kelompok membuat hibrida storyboard/gambar rangka untuk menggambarkan interaksi pengguna dengan bagian mereka peta perjalanan pengguna. Meskipun hanya satu anggota tim yang menggambar, pastikan setiap tim anggota berkontribusi. Jika seseorang tidak banyak bicara, beri mereka pena dan minta mereka menggambar.	Difficulty: Easy Size: Individuals Don’t  All the materials from the Diverge phase, and dots or small Post-it notes  Approximate time: 30 min
Ritual Dissent	Sketsa grup pertama yang menyarankan bagaimana produk dapat atasi kebutuhan pengguna, sekarang saatnya untuk memisahkan mereka. Beberapa solusi ini pasti ada yang bagus, tetapi yang lain mungkin memiliki celah dan alasan mereka mungkin tidak bekerja. Tim lain juga akan mengusulkan solusi, jadi harus saling mengkritik agar ide-ide terbaik muncul di puncak. Pilih juru bicara untuk setiap kelompok.Jika memiliki dua kelompok, mintalah setiap juru bicara hadir untuk semua orang di sana. Atur timer selama 5 menit. Pada saat itu, juru bicara menyajikan wireframe/storyboard seolah-olah sedang disajikan kepada sekelompok investor.Kelompok mendengarkan dalam diam dan mencatat saat mereka memikirkan masalah dari sebuah  ide. Juru bicara menghadap tembok, jauh dari mereka yang mengkritik.Anggota tim memberikan kritik mereka, dengan jujur menyerang semuanyasalah dengan idenya. Mereka harus se-direct mungkin. Juru bicara (dan kelompoknya) mendengarkan dalam diam dan mencatat. Di dalam latihan ini, mereka tidak dapat menanggapi komentar atau mempertahankan ide mereka.	Difficulty: Moderate Size: Individually, then as group  Approximate time: 20 minutes

Final Sketch

• Dengan hanya beberapa ide yang menggelegak ke atas, sekarang sudah cukup konvergen untuk membuat gambar final sketch.

How

1. Gambarlah kotak besar di papan tulis atau di beberapa Post-its . berukuran kuda-kuda (setiap bingkai harus seukuran dua lembar kertas).
2. Untuk setiap bingkai, diskusikan dan gambar satu layar pengguna yang berinteraksi dengan produk yang dibuat. Lihat sketsa grup dan individu sebelumnya.
3. Pastikan semua orang berbicara.
4. Pertahankan bingkai gambar masing-masing sampai  menyelesaikan bagian-bagian dari perjalanan pengguna peta yang telah dipilih untuk prototipe dan uji.
5. Jika melihat bahwa ruang lingkupnya terlalu besar, jangan ragu untuk mengasahnya di area yang paling penting untuk diuji.

Difficulty: Difficult
Materials: Multiple whiteboards (or easel-sized Post-its)
Approximate time: 1–2 hours 

Phase 4: Prototype 

• Setelah mengkonverge, fase ini dilakukan untuk membangun prototipe. Semua prototipe produk adalah versi ide yang hidup.
• Prototipe nyata ini tidak perlu sempurna tetapi harus memberikan detail yang cukup untuk dapat menguji asumsi secara memadai telah dibuat oleh tim Anda. Tujuannya di sini bukanlah kesempurnaan.
• Tujuannya di sini adalah untuk membuat mockup yang dapat berinteraksi dengan pengguna anda dengan—sesuatu yang dapat menguji hipotesis anda dan memvalidasi atau membatalkan asumsi.

Three simple steps:

1. Jadwalkan/Konfirmasi Wawancara
   Periksa User, rekrut peserta tes, eliminasi User  yang tidak cocok
2. Bangun Prototipe
   Kertas, PowerPoint, HTML, alat pembuatan prototipe, dll.
3. Selesaikan Rencana Tes
   Tinjau pekerjaan hari sebelumnya, rencanakan hari itu, mendelegasikan   dan menetapkan tugas, sketsa dulu dan mock up nanti, buatlah segera!

Prototype Example!

Project: Great Engagements 

Summary: Before couples can address the details of planning a wedding (decoration, guests, caterers, dress, etc.), couples usually have to decide on a location and venue. The couple is filled with excitement, as the wedding day will usher forth a new life for the couple together. However, the couple might experience a bit of uncertainty as to how even to proceed planning their wedding. We want to capture couples at their “excitement” period and put aside all uncertainty and potential anxiety that the wedding planning process may cause. A customer’s initial engagement with our website should parallel his/her engagement with the wedding process in general. 

Prototype: An interactive website (see image) 

Learning: With this prototype, the team wanted to learn how well their website captured the excitement of a recently engaged couple. 

Phase 5: Test

• Tujuan dari fase ini bukan hanya untuk memastikan bahwa produk yang telah  dibuat prototipenya bagus, tetapi apakah prototipe yang dibuat tepat. 
• Tidak ada gunanya melakukan semua pekerjaan ini jika tidak dapat memvalidasi bahwa produk ini akan memiliki hasil positif dan berdampak pada kehidupan orang-orang yang akan menggunakannya dan itu relevan untuk tujuan bisnis yang lebih besar.

Tools for Testing

• Alat yang digunakan akan bergantung pada jenis prototipe yang dibuat. Jika membuat produk digital dalam desain sprint, mungkin memerlukan perangkat digital yang telah dirancang. Jika prototipe Anda adalah versi tiruan dari aaplikasi seluler, Anda memerlukan aplikasi seluler tempat orang akan menggunakannya. Ini pengaturan biasanya membutuhkan dua lokasi, satu untuk pelanggan uji dan satu untuk para pengamat.

Interview After Testing

• Untuk memvalidasi atau membatalkan prototipe,  diharus menampilkannya di depan orang-orang yang benar-benar akan menggunakannya. Cari reaksi mereka yang jujur ​​dan tanpa filter, jadi tetaplah berpikiran terbuka dan bawa rasa ingin tahu. Sering-seringlah bertanya “mengapa”! 

How

1. Buat deskripsi singkat dan tujuan dari apa yang ingin Anda pahami. 
2. Pertimbangkan beberapa pertanyaan “mengenal Anda” untuk membangun hubungan baik dengan para peserta. Mereka manusia, ingat! 
3. Setelah perkenalan, lanjutkan ke pertanyaan pra-putar Anda untuk mempelajari lebih lanjut tentang peserta dan pendekatannya saat ini untuk memecahkan masalah yang telah Anda identifikasi. 
4. Jelaskan secara singkat tes dan minta peserta untuk menyelesaikan tugas apa pun yang telah diidentifikasi dalam persiapan Anda. 
5. Tahan keinginan untuk menjelaskan cara kerja prototipe. Diam adalah temanmu, meski terasa canggung. 
6. Setelah selesai, ajukan pertanyaan setelah testing
7. Ucapkan terima kasih kepada peserta dan mintalah kartu nama atau informasi kontak agar Anda dapat menindaklanjuti dengan ucapan terima kasih.

Debrief and Retrospective 

• Ada tiga kategori dari hasil desain sprint: berhasil atau tidak,, dan di antara keduanya. Harus jelas tes yang mana masuk ke secara keseluruhan. Beberapa user mungkin mengklaim itu berfungsi, sementara yang lain mungkin benar-benar bingung. Berhati-hati untuk tidak memilih hasil untuk mengkonfirmasi apa yang sudah yakini. Bias confrimation lazim dan pengujian tidak selalu memberikan jawaban hitam-putih, itulah sebabnya kami menyebutkan asumsi dalam aktivitas sebelumnya.

Closing remarks

Design Sprint adalah tools yang berguna dalam proses pemecahan masalah suatu program kerja dengan waktu yang singkat namun tepat sasaran. Alat ini memiliki keuntungan untuk mengidentifikasi masalah hingga menemukan solusinya dengan cara efisien. Semoga artikel dapat membantu organisasi dan kepanitiaan dalam berbagai perancangan program kerja dan dapat menyelesaikan permasalahan sesuai dengan tujuan kegiatan tersebut.

Referensi

Banfield, et al. (2015, October). Design Sprint. O’Reilly Media/