GAP Analysis

GAP ANALYSIS

What is Gap Analysis?

• Gap analysis adalah tools analisis yang dirancang untuk mengukur perbedaan antara keadaan aktual (actual state) atau kinerja organisasi pada selang waktu tertentu dan keadaan yang diinginkan atau potensial di masa depan (Mercadal, 2020).
• Tools ini digunakan untuk mengetahui apa yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan serta membantu merancang tindakan dan strategi yang bertujuan untuk mencapai tujuan tersebut.
• Gap analysis digunakan untuk membandingkan posisi Anda saat ini dengan posisi ideal yang Anda inginkan. Ini membantu Anda mengidentifikasi gaps di antara kedua keadaan tersebut dan menghasilkan rencana aksi yang akan dilakukan untuk menutup gap tersebut.

How is it used in an organisation?

Gap analysis dapat dilakukan pada 2 tingkat, yaitu :

• Strategic level – Fokus pada organisasi secara overall dan perencanaan serta pelaksanaan di tingkat itu.
• Operational level – Fokus pada pekerjaan sehari-hari dari sebuah tim atau departemen

Serta 2 metode, yaitu :

• Concrete – Melihat keadaan dunia sebenarnya
• Conceptual – Menguji skenario hipotetis

Anda dapat menggunakan template yang sama untuk keduanya, saat melakukan conceptual gap analysis, Anda harus membuat asumsi tentang parameter mana yang akan digunakan. Sebaliknya, gunakan fakta dan data nyata untuk concrete gap analysis.

How does this tool benefit an organisation?

Organisasi yang melakukan gap analysis dapat meningkatkan efisiensi mereka dan lebih memahami bagaimana cara memperbaiki proses dan produk. Tool ini dapat membantu untuk lebih mengoptimalkan bagaimana waktu, uang, dan sumber daya manusia digunakan.

Beberapa benefit dari gap analysis adalah sebagai berikut :

1. External benchmarking

Membandingkan hasil dengan kriteria eksternal. Perusahaan komputer mungkin ingin melihat di mana mereka berdiri terhadap kriteria kinerja industri, atau perusahaan permen mungkin ingin membandingkan reputasi mereka dengan pesaing mereka.

2. Profit percentage analysis

Dalam menguji portofolio produk mereka untuk mencari peluang penjualan baru, perusahaan dapat menggunakan gap analysis untuk mengidentifikasi produk baru yang akan dijual. Sebaliknya, mereka juga dapat mencari produk yang sudah ada yang tidak laku, menggunakan gap analysis untuk mencari tahu mengapa, kemudian mempromosikannya (misalnya menonjolkan dalam pemasaran atau menjualnya), mengubahnya agar lebih memenuhi kebutuhan pelanggan, atau menghapusnya dari portofolio mereka.

3. Process improvement

Gap analysis dapat membantu mengungkap kekurangan proses, sehingga hasil nyata sesuai dengan hasil yang diharapkan. Sebuah perusahaan pengiriman dapat memeriksa proses AP mereka untuk melihat mengapa begitu banyak vendor mereka tidak dibayar tepat waktu, atau memeriksa proses penagihan mereka untuk melihat mengapa banyak pemasok mereka tidak mendapatkan faktur mereka sampai setelah tanggal jatuh tempo.

4. Understanding key performance indicators

Key Performance Indicator (KPI) seperti customer acquisition, return on investment (ROI), and sales targets dapat menjadi fokus untuk gap analysis. Misalnya, tim penjualan dapat mencari alasan mengapa mereka melewatkan sasaran triwulanan, dan merencanakannya dengan tepat sehingga mereka tidak membuat kesalahan yang sama di masa mendatang.

5. Identifying gaps in the market

Usage gap adalah perbedaan antara ukuran pasar saat ini untuk suatu produk atau layanan, dan ukuran pasar potensial. Gap analysis di area ini dapat membantu organisasi melihat mengapa mereka tidak mencapai potensi penuh. Apakah reputasi perusahaan menekan penjualan? Atau apakah manajemen salah membaca permintaan suatu produk?

6. Menyediakan informasi untuk memandu decision makers, sehingga dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik

7. Memberi pandangan yang lebih jelas ke area yang perlu ditingkatkan, seperti efisiensi, produk, profitabilitas, proses, kepuasan pelanggan, kinerja, partisipasi, dan keunggulan kompetitif

8. Memastikan bahwa project requirements telah dipenuhi

How to Do a Gap Analysis

Step 1 : Pilih area yang akan difokuskan

Pertama, seseorang harus tau kemana area yang akan difokuskan dalam analisisnya

Apakah dalam finance, product quality, marketing, dll. Pilih masalah spesifik yang akan didalami. Misalnya, apabila marketing, area yang akan difokuskan adalah social media marketing. Menjadi spesifik akan membantu untuk lebih fokus dalam melakukan Gap Analysis.

Step 2 : Apa target atau tujuan yang ingin dicapai?

Setelah sudah diketahui area yang ingin dibenahi, sekarang saatnya menentukan target atau tujuannya. Bukan hanya tujuan ini harus realistis, yang artinya tujuan ini juga harus dapat dicapai dalam batas waktu tertentu yang telah ditentukan, tetapi tujuan ini juga harus sejalan dengan tujuan bisnis.

Step 3 : Tentukan keadaan saat ini

Sebelum melangkah lebih jauh, harus diketahui terlebih dahulu dimana posisi Anda pada saat ini. Pada step ini, Anda akan mencari tahu keadaan saat ini. Dengan melihat laporan atau dokumentasi proses, melakukan wawancara, brainstorming, dll., kumpulkan data sebanyak mungkin untuk memperjelas bagaimana kinerja Anda saat ini.

Step 4 : Tentukan keadaan masa depan

Ingat kembali tujuan yang Anda tetapkan di langkah 2. Mencapai tujuan ini akan membantu Anda mencapai keadaan masa depan atau situasi yang diinginkan yang Anda inginkan untuk organisasi Anda. Tentukan apa parameter keadaan ideal organisasi Anda.

Step 5 : Identifikasi gap di antara kedua keadaan tersebut

Sekarang Anda telah memiliki pemahaman tentang keadaan Anda saat ini dan keadaan masa depan, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi apa yang menghalangi Anda dari mencapai tujuan Anda. Setelah mengidentifikasi celah-celah ini, buatlah langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menutupnya.

Frameworks for Gap Analysis

Setelah Anda mengidentifikasi apa gaps-nya, Anda perlu melihat mengapa gaps itu ada dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya. Ada beberapa model gap analysis yang dapat Anda gunakan untuk ini, salah satunya adalah Individual Gap Analysis | Creately. Berikut ini daftar beberapa gap analysis tools yang dapat Anda gunakan.

1. McKinsey 7S Framework

McKinsey 7S dapat membantu Anda untuk tujuan berikut.

• Untuk membantu memahami gap yang akan muncul pada bisnis.
• Mengidentifikasi area mana yang akan dioptimasi untuk mendorong performa organisasi.
• Menyelaraskan proses dan departemen selama proses merger atau akuisisi
• Memeriksa hasil dari perubahan masa depan pada bisnis.

Elemen-elemen ini dipisah menjadi dua grup; hard elements yang tangible karena dapat dikontrol, dan soft elements yang intangible karena tidak dapat dikontrol.

Hard Element

• Strategy – rencana aksi-aksi yang dapat membantu bisnis/organisasi Anda mencapai keunggulan kompetitif
• Structure – struktur organisasi
• Systems – infrastruktur bisnis dan teknis yang digunakan untuk menjalankan tugas harian

Soft Elements

• Shared Values – seperangkat keyakinan atau sifat yang dijunjung tinggi oleh organisasi
• Style – gaya kepemimpinan organisasi dan kultur interaksi
• Staff – staff umum
• Skills – keterampilan utama karyawan

Cara mengaplikasikan :

1. Kumpulkan sebuah tim yang kompeten
2. Periksa apakah elemen-elemen tersebut selaras satu sama lain dengan benar (cari gaps dan kelemahan dalam hubungan antar elemen)
3. Tentukan keadaan di mana elemen-elemen ini dapat diselaraskan secara optimal
4. Buatlah rencana aksi untuk menyelaraskan kembali elemen-elemennya
5. Terapkan perubahan dan terus tinjau 7s ini.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai cara mengaplikasikan McKinseys 7s Model.

2. Nadler-Tushman Congruence Framework

Nadler-Tushman Congruence Framework digunakan untuk mengidentifikasi gap pada kinerja organisasi.

Framework ini didasarkan pada prinsip bahwa kinerja bisnis adalah hasil dari 4 elemen ini;  work, people, structure and culture.  Semakin tinggi kompatibilitas di antara elemen-elemen ini, semakin besar kinerjanya.

Cara mengaplikasikan :

1. Kumpulkan semua data yang menunjukkan gejala performa yang buruk
2. Tentukan dan analisis input yang mencakup lingkungan, sumber daya, dan riwayat. Lalu, tentukan strategi organisasi Anda.
3. Identifikasi output mana yang diperlukan pada tingkat individu, kelompok dan organisasi untuk memenuhi tujuan strategis
4. Cari tahu gap antara output yang diinginkan dan yang aktual serta masalah yang terkait dengannya (dan tandai juga biaya yang terkait dengannya)
5. Kumpulkan data dan jelaskan sifat dasar dari 4 komponen utama organisasi
6. Nilailah derajat kesesuaian di antara komponen-komponen ini
7. Lihat bagaimana kongruensi yang buruk dan masalah yang terkait dengan output berkorelasi. Periksa apakah ‘kesesuaian’ yang buruk dari 4 komponen utama terkait dengan masalah
8. Buatlah langkah-langkah tindakan untuk mengatasi penyebab masalah

3. SWOT Framework

SWOT analysis berfokus pada Strengths dan Weakness pada lingkungan internal serta Opportunities dan Weakness pada lingkungan eksternal. Tools ini dapat membantu untuk menentukan dimana Anda “berada” pada industri atau pasar.

Cara :

1. Kumpulkan sebuah tim dari departemen dan tim yang relevan
2. Buat matriks analisis SWOT (seperti pada gambar) 
3. Tuliskan Strength dan Weakness internal dari bisnis/organisasi Anda
4. Tuliskan Opportunity dan Threat yang ada di industri/pasar
5. Susun setiap poin dengan urutan prioritas tertinggi berada di paling atas dan yang terendah paling bawah
6. Analisis bagaimana Anda dapat menggunakan Strength untuk meminimalisasi Weakness dan Threat, dan bagaimana Anda dapat menggunakan Opportunities untuk menghindari Threat dan menyingkirkan Weakness.

Berikut resource untuk mempelajari cara menggunakan SWOT analysis dengan efektif 

4. Pestel Framework

PESTEL adalah akronim lain dan singkatan dari political, economic, social, technological, environmental, and legal. Meskipun dapat menjadi analisis yang berdiri sendiri, organisasi juga dapat menggunakannya sebagai kerangka gap analysis.

5. Fishbone Framework

Diagram fishbone, juga dikenal sebagai diagram sebab dan akibat atau diagram Ishikawa, membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah atau akibat. Diagram ini berisikan 6 Ms (tercantum dalam diagram di bawah) dan membantu Anda melihat bagaimana mereka berhubungan dengan masalah utama.

6 M adalah standar yang diakui secara global, tetapi beberapa mengembangkannya lebih jauh untuk menambahkan manajemen dan pemeliharaan ke dalamnya. Jadi, jika itu berlaku untuk organisasi Anda, Anda dapat memperluas diagram dan menjadikannya 8 Ms.

Setelah Anda memiliki struktur dasar, Anda dapat mengidentifikasi berbagai penyebab yang mempengaruhi hasil akhir. Dengan fishbone diagram, Anda akan dapat memiliki serangkaian ide yang menarik secara visual yang disusun berdasarkan kategori daripada serangkaian ide yang acak dan terkadang bahkan tidak relevan.

Berikut panduan singkat mengenai fishbone diagram untuk membantu anda memahami cara melakukan analisis sebab akibat

6. Burke-Litwin Causal Model

Tool ini membantu Anda memahami berbagai komponen organisasi yang saling berhubungan satu sama lain saat melewati periode perubahan. Ada 12 komponen yang saling terkait sebagai berikut.

Cara mengaplikasikannya :

1. Cari tahu dari mana kebutuhan akan perubahan berasal; baik dari lingkungan eksternal, faktor transformasional, dll.
2. Identifikasi elemen mana dalam setiap kelompok yang bertanggung jawab atas situasi tersebut
3. Periksa elemen kunci bersama dengan 11 elemen lainnya; berikan perhatian khusus pada mereka yang terkait erat dengan elemen yang diidentifikasi
4. Cari tahu perubahan yang perlu Anda buat pada elemen utama bersama dengan beberapa elemen lain yang terkait erat dengannya

Lebih lanjut mengenai cara menggunakan Burke-Litwin Causal Model

Closing remarks

Gap analysis digunakan untuk membandingkan posisi Anda saat ini dengan posisi ideal yang Anda inginkan. Ini membantu Anda mengidentifikasi gaps di antara kedua keadaan tersebut dan menghasilkan rencana aksi yang akan dilakukan untuk menutup gap tersebut. Organisasi yang melakukan gap analysis dapat meningkatkan efisiensi mereka dan lebih memahami bagaimana cara memperbaiki proses dan produk. Tool ini dapat membantu untuk lebih mengoptimalkan bagaimana waktu, uang, dan sumber daya manusia digunakan.

Reference
Guide to Gap Analysis with Examples | Smartsheet

5 Gap Analysis Tools to Analyze and Bridge the Gaps in Your Business (creately.com)

The Advantages of Gap Analysis in the Business (bizfluent.com)